Knjigovodstvene isprave su temelj za unos podataka.
Pravila struke obavezuju da knjigovodstvene isprave moraju biti:
1. ispostavljene na mjestu i u vrijeme nastanka poslovne promjene
2. ispisane tintom ili kemijskom olovkom (ili na računalu)
3. podaci se ne smiju brisati
4. ispravljaju se (umjesto brisanja)
5. nalozi blagajni i banci se ne smiju ispravljati već se moraju poništiti i izdati novi
Vrste knjigovodstvenih isprava:
1) prema mjestu nastanka:
- unutrašnje ili interne (vlastite temeljnice)
npr. skladišna primka, otpremnica, izdatnica, povratnica, izlazna faktura... - vanjske ili eksterne (vanjske temeljnice)
npr. ulazni račun, polica osiguranja, izvadak iz žiroračuna...
2) prema broju poslovnih promjena:
- izvorne isprave - dokazuju nastanak promjene zbog koje je promjena nastala
npr. blagajnička uplatnica, isplatnica, izdatnica... - izvedene isprave - sadrže skup većeg broja izvornih isprava
npr. blagajnički izvještaj, isplatna lista, izvadak iz žiroračuna...
Prikupljanje knjigovodstvenih isprava
Knjigovodstvene isprave razvrstavaju se prema vrsti i broju i upisuju se u knjigu knjigovodstvenih isprava a zatim se raspoređuju putem primopredajne knjige prema namjeni.